Feedback

eESPD – najčešća pitanja

26. kolovoz 2016

I. Osnovna načela ESPD-a


1. Što su ESPD i eESPD?

ESPD (European Single Procurement Document – Europska jedinstvena dokumentacija o nabavi) je alat koji vam olakšava sudjelovanje u postupcima javne nabave. To je izjava o vlastitoj prikladnosti, financijskom stanju i sposobnosti poduzeća koja služi kao preliminarni dokaz u svim postupcima javne nabave iznad praga EU-a.

Tom izjavom poduzeća ili drugi gospodarski subjekti koji sudjeluju u postupku mogu dokazati da:
  • nisu u nekoj od situacija zbog kojih bi morali ili mogli biti isključeni iz postupka
  • udovoljavaju odgovarajućim kriterijima za isključenje i odabir.
Samo odabrani ponuditelj mora dostaviti potvrde koje javni naručitelji obično traže kao dokaz. Od ostalih se u slučaju sumnje mogu zatražiti neki ili svi dokumenti. Ako poduzeće pruža poveznice na stvarne dokaze odgovarajućim registrima, naručitelji im ondje mogu izravno pristupiti. Time će se znatno smanjiti administrativno opterećenje dokazivanja prihvatljivosti sudionika.

Tehničke specifikacije nisu dio ESPD-a. On obuhvaća samo uvjete za sudjelovanje (pretkvalifikaciju) u smislu kriterija za isključenje i odabir.
eESPD je elektronička verzija te izjave koju je u obliku web-obrasca priredila Europska komisija.
 

2. Koje su mogućnosti primjene eESPD-a?

Prema novim direktivama o javnoj nabavi ESPD će biti dostupan isključivo u elektroničkom obliku. Kako bi se omogućio prijelaz na obveznu upotrebu elektroničkih sredstava za komunikaciju u svim državama članicama, u prijelaznom razdoblju do 18.04.2018. mogu biti dostupne i elektronička i tiskana verzija ESPD-a.

Četiri su mogućnosti za upotrebu eESPD-a:
  • besplatna usluga eESPD koju pruža Europska komisija
  • podatkovni model ESPD-a, koji omogućuje integraciju usluge eESPD u nacionalna rješenja za e-nabavu/usluge pretkvalifikacije
  • verzija otvorenog koda prve mogućnosti, odnosno usluge eESPD; ta je verzija kompatibilna s podatkovnim modelom ESPD-a, a neki se elementi mogu prilagoditi nacionalnim potrebama
  • virtualni dosje poduzeća (Virtual Company Dossier, VCD)
 

3. Koje funkcije pruža usluga eESPD?

Zahvaljujući usluzi eESPD
  • naručitelj može ispunjavati i ponovno upotrebljavati obrazac za ESPD u kojemu su određeni kriteriji za isključenje i odabir
  • poduzeće koje sudjeluje može ispunjavati, ponovno upotrebljavati, preuzimati i ispisivati ESPD za određeni postupak.
Osim toga, ubuduće će
  • poduzeće koje sudjeluje izravno u eESPD-u moći vidjeti koje dokumente može upotrijebiti za ispunjavanje određenog kriterija bez provjeravanja odgovarajućih dokumenata u bazi e-Certis
  • naručitelj moći učitati sve eESPD-e zaprimljene od poduzeća radi pregleda njihovih dostavljenih izjava u jednoj tablici
 

II. Opći aspekti uporabe usluge eESPD


4. Moram li (u ime poduzeća) priložiti izvornu dokumentaciju?

U načelu samo odabrani ponuditelj mora dostaviti originalnu dokumentaciju. Međutim, u svakoj fazi postupka naručitelj i dalje ima pravo i od ostalih poduzeća koja sudjeluju zatražiti da dostave dokaze kako bi se osigurao pravilan tijek postupka.

Jednako tako, ako su dokazi ili dijelovi dokaza besplatno dostupni u odgovarajućoj nacionalnoj bazi podataka, poduzeće koje sudjeluje može navesti gdje se traženi dokazi mogu pronaći (tj. ime registra, internetska stranica, oznaka datoteke itd.). U tom slučaju naručitelj ih mora preuzeti izravno iz navedenog izvora. Navođenjem tih informacija, poduzeća ili osobe koji sudjeluju pristaju na to da naručitelj preuzme dokumentaciju (u skladu s pravilima o obradi osobnih podataka).
 

5. Može li se usluga eESPD upotrijebiti u postupku s dvije faze?

Da. Sva poduzeća koja sudjeluju moraju dostaviti ESPD u prvoj fazi.
 

6. Je li ESPD primjenjiv i za postupke nabave i koncesije ispod praga?

Ako nacionalno zakonodavstvo to dopušta, ESPD se može upotrebljavati i za postupke ispod praga te za koncesije (ispod i iznad praga), gdje god postoji mogućnost pojednostavnjenja. I podatkovni model prilagođen je u tu svrhu.
 

7. Moraju li i podugovaratelji dostavljati ESPD?

Podugovaratelji na čije se kapacitete oslanja poduzeće koje sudjeluje moraju se služiti ESPD-om (za odgovarajuće dijelove).
Ostali podugovaratelji ne moraju ispunjavati ESPD osim ako se u ESPD-u za određeni postupak nabave ne traže informacije i za „obične podugovaratelje”.
 

8. Moraju li se središnja tijela za nabavu (central purchasing bodies, CPB-i) koristiti eESPD-om u slučaju okvirnog sporazuma i kako?

Da. ESPD treba biti dio dokumentacije o javnoj nabavi. CPB kao naručitelj morat će ispuniti prvi dio obrasca (povezanog s dnevnikom TED) i odabrati kriterij za odabir.
 

9. Hoće li Komisija pohranjivati podatke dostavljene putem usluge eESPD?

Ne. Usluga eESPD je internetska aplikacija kojom se olakšava postupak izrade obrasca ESPD bez baze podataka. Stoga se podaci u njoj ne pohranjuju niti je to moguće. Korisnik uvijek mora lokalno pohraniti eESPD u formatu XML ili PDF na svojem računalu.
 

III. Savjeti o upotrebi usluge eESPD


10. Mogu li se vidjeti primjeri unaprijed ispunjenog obrasca ESPD u formatu XML?

Da, mogu se preuzeti ovdje.

Jedan je primjer simulacija zahtjeva koji naručitelj šalje poduzeću koje sudjeluje (zahtjev za ESPD).
Drugi je simulacija odgovora koji poduzeće šalje naručitelju (odgovor za ESPD).
 

11. Kako kreirati/uvesti eESPD?

Web-usluga ESPD naručiteljima omogućuje izradu predloška za ESPD (ili ponovnu upotrebu predloška iz prethodnog postupka). Taj će obrazac potom biti elektronički dostupan zajedno s drugom natječajnom dokumentacijom.

Poduzeće koje sudjeluje uvest će taj obrazac, unijeti potrebne podatke (ili zatražiti prethodno ispunjavanje putem odgovarajućih alata za e-nabavu), preuzeti, prema potrebi ispisati i predati ESPD zajedno s drugom natječajnom dokumentacijom.
 

12. Kako se izvozi eESPD i što učiniti s datotekom?

Prednost izvoza eESPD-a kao računalno obradive datoteke jest to što ga naručitelji i poduzeća mogu ponovno iskoristiti za buduće postupke (vidjeti i pitanje o ponovnoj upotrebi ESPD-a u nastavku).

Datoteka u formatu XML koju izvoze naručitelji naziva se „espd-request.xml”.
Datoteka u formatu XML koju izvoze poduzeća koja sudjeluju naziva se „espd-response.xml”.
Naručitelji će se moći koristiti funkcijom pregleda usluge kako bi vidjeli odgovor koji poduzeća dostavljaju kao datoteku u formatu XML.

Za naručitelje

Ako ste naručitelj, trebali biste izvesti eESPD kao računalno obradivu datoteku klikom na „izvezi” (datoteka je nazvana „espd-request.xml”) te objaviti tu datoteku zajedno s ostalom dokumentacijom o nabavi. U dokumentaciji o nabavi trebali biste navesti poveznicu na uslugu eESPD kako bi poduzeća koja sudjeluju znala gdje trebaju ispuniti zahtjev za ESPD.

Nakon toga će vam poduzeća koja sudjeluju moći vratiti eESPD kao računalno obradivu datoteku. Moći ćete se koristiti uslugom eESPD za pregledavanje sadržaja datoteke „espd-response.xml”. Za informacije o ispisivanju eESPD-a vidjeti sljedeće pitanje.

Za poduzeća

Ako ste kao poduzeće primili obrazac eESPD od naručitelja, za ispunjavanje se možete poslužiti uslugom eESPD.
Kad završite možete ga vratiti naručitelju zajedno s natječajnom dokumentacijom.

Čak i ako niste primili ESPD možete se poslužiti uslugom eESPD i u skladu s tim ispuniti ESPD. Ako želite, možete i ispisati ESPD te ga dostaviti uz natječajnu dokumentaciju (za više informacija o ispisivanju vidjeti sljedeće pitanje).
 

13. Kako ispisati eESPD?

Poduzeće koje sudjeluje i naručitelji mogu ispisati obrazac za eESPD na posljednoj stranici web-usluge. Obrazac za eESPD pojavit će se (kao datoteka u formatu PDF) kad kliknete na „ispis”. U operativnom sustavu Microsoft Windows eESPD možete preuzeti s pomoću preglednika Chrome (koji već ima funkciju ispisa PDF datoteka). Osim toga, možete se koristiti bilo kojim programom za izradu PDF datoteka dostupnim na internetu. U operativnim sustavima Mac OSX ili Linux eESPD se može ispisati u bilo kojem pregledniku.

Naručitelji bi trebali izraditi (i objaviti s ostalom dokumentacijom o nabavi) ne samo PDF verziju eESPD-a nego i XML datoteku. Na taj se način poduzećima omogućuje odabir formata koji žele za svoju ponudu. Poduzeća mogu ponovno upotrebljavati samo podatke u XML verziji.

XML datoteka koju izvoze naručitelji naziva se „espd-request.xml”. XML datoteka koju izvoze poduzeća koja sudjeluju naziva se „espd-request.xml”. Naručitelji će se moći koristiti funkcijom pregleda usluge kako bi vidjeli odgovor koji poduzeća dostavljaju kao datoteku u formatu XML.
 

14. Kako potpisati eESPD?

Ako naručitelj to zatraži, eESPD se mora potpisati. U tom slučaju poduzeće koje sudjeluje najprije treba preuzeti XML datoteku, a onda upotrijebiti alat za elektronički potpis. Ako to nije moguće, ESPD treba ispisati u PDF formatu i potpisati ručno.
 

15. Treba li naručitelj ispuniti podatke o postupku u dijelu I. eESPD-a?

Ne, nije potrebno ako se koristi uslugom eESPD. Web-obrazac za eESPD Europske komisije može automatski preuzeti te informacije. Preduvjet za to sljedeći su koraci:
  • nakon što naručitelj dostavi obavijest bazi podataka TED (Tenders Electronic Daily)
  • prima poruku e-pošte (odmah nakon koraka a)) s privremenim identifikacijskim brojem (ne SLS broj)
  • taj se identifikacijski broj unosi u uslugu eESPD
  • budući da obavijest (vjerojatno) još nije objavljena, sve osim SLS broja automatski će se umetnuti u dio I. relevantnih eESPD-a. Privremeni identifikacijski broj također će se pohraniti u XML datoteku
  • nakon objave obavijesti o natječaju poduzeća će otvoriti XML datoteku u web-obrascu za eESPD. Budući da će SLS broj dotad biti dostupan, web-obrazac za eESPD automatski će ga preuzeti zajedno s poveznicom na objavljenu obavijest.
 

16. Može li se eESPD ponovno upotrebljavati?

Da. Web-obrazac za eESPD omogućuje i naručiteljima i poduzećima ponovnu upotrebu obrasca za eESPD korištenog u prethodnim postupcima nabave ako se i jedni i drugi služe XML verzijom. Obrazac se može ponovno upotrebljavati sve dok su podaci točni i relevantni.
 

IV. Tehnički aspekti povezani s eESPD-om


17. Mogu li pristupiti eESPD-u putem svih internetskih preglednika?

Da. eESPD radi u najnovijim verzijama opće dostupnih preglednika, kao što su Chrome, Internet Explorer, Firefox, Safari i Opera. Kako bi se izbjegli mogući problemi, preporučuje se upotreba najnovijih verzija tih preglednika. Napominjemo da neke funkcije poput preuzimanja datoteke ne rade na pametnim telefonima i tabletima.
 

18. Hoće li eESPD biti program otvorenog koda?

Da. Verzija usluge eESPD otvorenog koda već je dostupna. Kod je objavljen na platformama Joinup i GitHub.
 

19. Je li moguće uključiti eESPD u sustav e-nabave?

Da. Podatkovni model ESPD-a na raspolaganju je svim pružateljima usluga e-nabave.


Izvor: Europska komisija

tenderi.hr nisu odgovorni za sadržaj povezanih stranica.